Além de ser uma excelente e necessária ferramenta organizacional, a guarda de documentos é tema recorrente na legislação brasileira, que determina quais documentos e por quanto tempo estes devem ser armazenados, vejamos:

• Documentos contábeis – 5 a 20 anos
• Documentos trabalhistas e previdenciários – 5 a 30 anos
• Documentos fiscais – 5 a 7 anos
• Escrituras e alvarás – permanente

Através de uma eficiente gestão automatizada via web, o serviço de armazenamento de documentos acarreta não somente a otimização e liberação do espaço físico de nossos clientes, tornando-os processualmente mais ágeis, mas também uma organização física adequada, o que permite maior durabilidade dos documentos e agilidade na localização dos mesmos, uma vez que toda a documentação estará higienizada e tratada, livre de agressores e pragas.

Durante o processo de implantação será feito um levantamento na sede do cliente para confecção da Tabela de Temporalidade.

Após a conclusão desta etapa, todos os documentos serão indexados de forma atrelada à Tabela de Temporalidade, gerando assim uma classificação temporal da massa documental.

Durante a gestão haverá constantemente a verificação da validade dos documentos segundo a Legislação Brasileira em vigor, bem como a criação de listas de expurgo que serão submetidas à aprovação do cliente para que documentos que não necessitem mais de guarda sejam descartados.

• 1. Catalogação – Inventário: análise preliminar da documentação
• 2. Conferência e triagem: seleção e classificação documental por tipo de documento
• 3. Higienização: retirada de grampos, clipes e qualquer outro material que não faça parte dos documentos e que venha a prejudicar mesmos
• 4. Preparação: preservação de todas as informações constantes nos documentos, garantindo a legibilidade e integridade dos mesmos
• 5. Tratamento e recuperação dos documentos
• 6. Gestão documental: classificação temporal - criação da Tabela de Temporalidade e controle de expurgo
• 7. Armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas-arquivo padrão) e em ambiente seguro e organizado livre de agentes que possam deteriorar ou danificar o documento

• Disponibilização de espaço físico
• Documentos tratados e organizados
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos
• Comodidade e agilidade na localização dos documentos
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos
• Arquivo fundamentado na Legislação referente aos prazos de guarda
• Organização da documentação de acordo com as normas técnicas de arquivologia
• Gerenciamento e administração da documentação recebida no levantamento documental, do acervo inicial, e no decorrer do contrato